Tool: 5 buone ragioni per usarne meno

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Usare troppi tool che promettono di semplificarvi la vita e l’azienda non farà altro che complicarvela. Ormai c’è un software per qualsiasi cosa e, da bravi entusiasti del digitale, è forte la tentazione di usarli tutti. Sarà una buona strategia?

Usare meno tool
Buone pratiche per usare meno tool

Al giorno d’oggi esiste un software aziendale per qualsiasi attività. Con così tanti nuovi apparecchi che automatizzano il nostro lavoro, la produttività del nostro team dovrebbe essere alle stelle.

Tuttavia, l’utilizzo di decine di tool aziendali produce degli effetti collaterali che non sono da meno.

Soprattutto se abbiamo una piccola azienda, dovremmo cercare di fare il contrario: 

usare il minor numero di software possibile.

Se i vostri dipendenti trascorrono più tempo passando da uno strumento all’altro alla ricerca delle informazioni giuste rispetto a quello che serve per svolgere il loro lavoro, potrebbe essere il momento giusto per rivalutare gli strumenti utilizzati dalla vostra azienda.

E questo non è l’unico motivo.

Diffidate dai tool

Premesso questo eccovi i cinque motivi più diffusi per cui le aziende dovrebbero utilizzare il meno possibile troppi software.

#1 Costi elevati

Ciascuno strumento digitale utilizzato da un’azienda aiuta a svolgere meglio il proprio lavoro, in modo più rapido ed efficiente.

Eppure se doveste calcolare il costo mensile di tutti i tools che state utilizzando, potrebbe venirvi un mancamento.

Si potrebbero raggiungere livelli sbalorditivi moltiplicando i costi mensili per un anno intero.

Eppure la spesa elevata non è l’unico problema.

#2 Informazioni sparse

Un’altra nascosto derivante dall’eccessivo utilizzo di software aziendali è la frammentazione.

Spesso i dati che avete raccolto nel vostro CRM devono essere esportati e reinseriti nei vari strumenti di email marketing e business intelligence. Lo stesso motivo si ripete più e più volte.

Tutto questo tempo dedicato allo spostamento dei dati tra più strumenti potrebbe essere utilizzato in modo più vantaggioso.

Nelle grandi aziende, il problema è ancora più grande: i diversi settori spesso preferiscono utilizzare differenti strumenti per compiti identici.

Ad esempio le risorse umane, le vendite e l’ufficio marketing potrebbero utilizzare tutti una versione diversa di uno strumento CRM.

Questo però rappresenta la ricetta ideale per il disastro.

Ognuno avrà le proprie modalità di raccolta e gestione dei dati, il che lo rende impraticabile per tutti gli altri.

Spesso inoltre i dati non si allineano mai, il che significa che non possono essere utilizzati per prendere decisioni aziendali migliori.

Ecco perché utilizzare un unico strumento uguale per tutti rappresenta un grande passo avanti verso un uso più produttivo delle risorse disponibili per la vostra impresa.

#3 I processi di implementazione richiedono tempo

Molte aziende acquisiscono nuovi strumenti per aumentare l’efficienza interna.

Quello che non notano è il costo di installazione di ogni nuovo strumento per non parlare dell’importazione di tutti i dati, di formare persone all’utilizzo dei software ecc.

L’adozione di un nuovo tool costa molto di più di quanto indicato prezziario dell’azienda produttrice.

Ecco perché la scelta dello strumento giusto per la vostra attività è così cruciale. Con il giusto set, non sarà necessario cambiarli ogni pochi mesi.

#4 Gestione poco produttiva del tempo

Non è un segreto che il multitasking danneggi la vostra produttività.

Allo stesso modo ci vuole molto tempo anche per adattare la propria mente a lavorare con un nuovo software.

Se nella vostra impresa vengono utilizzati decine di tool differenti, è molto probabile che venga deragliato dal flusso di lavoro pianificato.

#5 Panoramica inadeguata

Più è digitale la vostra attività, maggiore sarà il numero di software aziendali a cui sarete più inclini a utilizzare.

Piccole aziende di 50 persone potrebbero utilizzare ben più di 20 strumenti senza nemmeno rendersene conto.

Inoltre molti piccoli tools mancano di una visione d’insieme chiara. Per tale ragione tutte le ore dedicate alla ricerca di informazioni potrebbero essere dedicate invece alla pianificazione strategica.

Più programmi si aggiungono alla propria lista più si riscontreranno problemi legati all’attenzione, alla perdita del focus ecc.

Non ci serve un software apposito per ogni singola cosa che facciamo. Non dobbiamo fare niente di troppo complicato che non potremmo fare con un unico strumento.

Siamo attratti dalla nuova sbriluccicante caratteristica di quel nuovo software. Ci facciamo film mentali su come questo nuovo strumento ci farà fare la svolta nel business.

Ma la realtà è che nella maggior parte dei casi, stiamo usando già troppi software nella nostra azienda.

Focalizzarsi meno sul nuovo strumento e più sul migliorare il core business è quello che vi farà fare veramente il salto.

Concentratevi sul risultato e sul raggiungimento di questi risultati concreti, non su vuoti strumenti che vi danno solo l’illusione del progresso.

Insomma concentratevi sull’arrosto, non sul fumo.

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