Ecco tutto ciò che dovreste sapere sulla deducibilità delle spese di trasferta, inclusi gli aspetti fiscali in capo all’azienda.
I rimborsi spese erogati dall’azienda ai dipendenti o ai collaboratori che abbiano effettuato una trasferta sono componenti negative di reddito fiscalmente deducibili se inerenti all’attività aziendale.
Infatti la normativa fiscale, in particolare l’art. 95 comma 3 del Tuir, introduce alcune limitazioni alla deducibilità delle spese di vitto e alloggio a seconda della tipologia di rimborso che viene erogato.
È fondamentale precisare innanzitutto che i rimborsi delle spese di vitto ed alloggio relativi a trasferte di dipendenti o collaboratori possono essere riconosciuti secondo tre diversi sistemi:
- il rimborso a piè di lista (o analitico);
- il rimborso forfettario;
- il rimborso misto.
Prima di procedere oltre vi invitiamo ad approfondire la fiscalità della mancia.
Il rimborso a piè di lista o analitico
L’art. 95 comma 3 del Tuir stabilisce che, per quanto riguarda la deducibilità dal reddito d’impresa del rimborso analitico, le spese di vitto e alloggio (ovvero ristoranti e alberghi) sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76.
Il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero.
Come sopra riportato
sono esclusi da tali limiti i rimborsi delle spese di vitto e alloggio relativi a trasferte nell’ambito del territorio comunale.
Gli importi rimborsati sono infatti imponibili in capo al lavoratore e potranno essere dedotti dal datore di lavoro nella misura del 75% del loro ammontare.
I limiti alla deducibilità sopra indicata sono posti per evitare che le spese assumano importi eccessivamente elevati e non siano pertanto irragionevoli: si pensi ad un dipendente che per una trasferta spende 300 euro per l’alloggio e 150 euro per il vitto al giorno.
L’importo che gli sarà rimborsato non sarà per lui imponibile, ovvero non costituirà reddito, poiché per l’azienda la deduzione non potrà superare il limite di euro 180,76 (euro 258,23 se trasferta all’estero).
E le spese per il viaggio?
Le spese sostenute per il viaggio sono invece totalmente deducibili,
MA
al fine di poter ottenere il rimborso il lavoratore dovrà presentare un’apposita nota spese, allegando alla stessa tutti i documenti giustificativi, come fatture, scontrini, ricevute, biglietti aerei, di taxi, di treno.
Nel caso in cui il dipendente decide di muoversi con un suo veicolo o con un veicolo noleggiato, il rimborso delle spese viaggio viene quantificato mediante
indennità chilometriche calcolate in base alle tariffe ACI,
avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura.
Il rimborso forfettario
I limiti previsti non devono ritenersi operanti anche per i rimborsi forfettari, ma esclusivamente con riferimento ai rimborsi effettuati a piè di lista (o analitici).
Pertanto il datore di lavoro eroga al dipendente un’indennità di trasferta forfettaria che lo rimborsa delle spese sostenute per vitto e alloggio.
Ovviamente il dipendente non è tenuto a giustificare il denaro speso con fatture, note spese o altri documenti.
Ricordiamo che in capo al dipendente le indennità di trasferta forfettarie sono escluse dall’imponibile sino ad un limite di euro 46,48 giornalieri per le trasferte fuori dal territorio comunale, mentre per le trasferte all’estero la soglia massima è di euro 77,46.
Se alloggio o vitto sono forniti gratuitamente, l’indennità esente è ridotta di 1/3 (30,99 o 51,65). Se sono forniti gratuitamente sia il vitto che l’alloggio, l’indennità e ridotta di 2/3 (15,49 e 25,82).
Sono esclusi in ogni caso da tassazione i rimborsi relativi alle spese di viaggio.
Il rimborso misto
Il rimborso misto consiste nel riconoscimento contestuale al dipendente di entrambe le tipologie di rimborso sopra analizzate.
Anche ai rimborsi misti non si applicano limiti di deducibilità.
Ne consegue che, se il datore di lavoro sceglie un sistema di rimborso misto potrà beneficiare della deducibilità integrale delle spese di trasferta (analogamente quindi al sistema di rimborso forfetario).
