Il trattamento dei dati personali è una questione cruciale per chiunque gestisca un team. Ecco le basi per gestire correttamente i dati personali, evitando errori che possono avere gravi conseguenze legali ed economiche. La guida qui sotto.
Nell’era digitale, in cui ogni azione genera dati e ogni interazione lascia tracce digitali, il trattamento corretto dei dati personali non è più solo una questione di rispetto delle normative.
È un vero e proprio dovere morale e professionale per chiunque gestisca un’azienda.
Che si tratti di un piccolo gruppo di collaboratori o di un’organizzazione più strutturata, avere una gestione chiara, trasparente e conforme dei dati è fondamentale.
Perché tutto questo è così importante?
Prima di tutto, parliamo di diritti: i dati personali appartengono agli individui, non alle aziende.
Ogni lavoratore ha il diritto di sapere COME, PERCHÉ e PER QUANTO TEMPO le sue informazioni vengono trattate.
In più, rispettare la normativa è un elemento chiave per costruire fiducia e credibilità.
Continuate a leggere per sapere tutto nel dettaglio.
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Le regole fondamentali per il trattamento dei dati
Per gestire i dati dei dipendenti in conformità con la legge, è essenziale attenersi a 4 principi chiave:
- Chiarezza -> ogni lavoratore deve essere informato, sin dal primo momento, su come verranno trattati i suoi dati. Le informazioni devono essere comprensibili e prive di ambiguità.
- Trasparenza –> nessun segreto; ogni processo relativo al trattamento dei dati deve essere documentato e accessibile, in modo che il dipendente possa verificarne la conformità alle norme.
- Minimizzazione -> utilizzare esclusivamente i dati strettamente necessari per raggiungere gli scopi dichiarati. Conservare o raccogliere dati superflui è una violazione del principio di proporzionalità.
- Tempistiche -> conservare i dati solo per il tempo realmente necessario. La legge non ammette tempi indefiniti o eccessivi senza una valida motivazione documentata.
Un esempio concreto: se gestisci backup delle e-mail aziendali, assicurati di non conservarli più del necessario.
Recentemente, il Garante della Privacy ha inflitto una multa di ben 80mila€ a un’azienda che conservava i backup delle e-mail dei dipendenti senza una giustificazione adeguata.
Informativa sulla privacy – un obbligo imprescindibile
Quando si assume un nuovo dipendente o collaboratore, è dovere del datore di lavoro fornire un’informativa dettagliata sul trattamento dei dati personali.
Questo documento deve includere:
Tipologia di dati raccolti e scopi del trattamento: bisogna specificare quali dati personali si raccolgono, ad esempio anagrafica, dati fiscali, accessi ai sistemi aziendali, e per quali ragioni.
Periodo di conservazione dei dati: indicare chiaramente per quanto tempo intendi conservare i dati raccolti; evitare motivazioni generiche come “motivi fiscali”, che non sono sufficienti a giustificare un periodo di conservazione lungo.
Eventuali controlli sui dispositivi aziendali: se prevedete di monitorare l’uso delle e-mail aziendali o dei dispositivi forniti, è obbligatorio dichiararlo in anticipo, spiegandone i limiti e gli scopi.
Attenzione! L’imprecisione non è ammessa.
Un’informazione generica o incompleta può causare sanzioni significative e mettere a rischio la reputazione.
Cose da fare e non fare
Ecco alcune buone pratiche per gestire i dati personali in modo corretto e conforme:
- Rivedere e aggiornare le informative -> bisogna essere sicuri che ogni dipendente abbia ricevuto un’informativa completa e aggiornata.
- Limitare il tempo di conservazione -> eliminare regolarmente i dati che non sono più necessari, evitando archiviazioni indefinite.
- Documentare ogni fase del trattamento -> ogni azione sui dati, dalla raccolta alla conservazione, dovrebbe essere tracciabile e giustificata.
- Rispettare la proporzionalità e la trasparenza -> non raccogliere o conservare dati inutili e informare sempre i collaboratori sui processi in atto.
Cosa è assolutamente vietato
Ci sono alcune pratiche che non solo sono illegali, ma possono anche danneggiare irreparabilmente il rapporto con i collaboratori:
X Conservare e-mail o dati per anni senza motivazione valida.
X Accedere al contenuto delle e-mail dei dipendenti per controllarne l’attività.
X Conservare i log di accesso per periodi troppo lunghi.
Rispettare la normativa sul trattamento dei dati personali non è solo un obbligo legale, ma anche un modo per dimostrare rispetto e attenzione verso i collaboratori.
Un approccio trasparente e responsabile rafforza la fiducia all’interno del team, migliorando il clima aziendale.
