La Tenuta della Contabilità per la tua azienda: linee guida e migliori pratiche

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La tenuta della contabilità può essere un problema per tanti professionisti, aziende e società.

In questa pagina verranno trattati, in modo semplice, le principali tematiche che ruotano intorno a questa materia, con l’illustrazione dei principali libri contabili da compilare per non incorrere in sanzioni fiscali.

Tenuta della contabilità, a cosa serve e come funziona
Quali sono i problemi legati alla contabilità aziendale

Che cos’è la tenuta della contabilità

Tutti i cittadini sono tenuti a dare traccia della propria contabilità, ad esempio attraverso lo strumento della dichiarazione dei redditi.

Infatti sono molti i privati che decidono di affidarsi ad un commercialista per la gestione delle loro pratiche contabili.

Quando però parliamo di aziende, il discorso si fa ancora più rilevante.

Infatti si tratta del processo di registrazione delle entrate ed uscite economiche, che interessano una specifica attività e che porta alla redazione di un bilancio.

Su questo figurano tutte le informazioni contabili dell’azienda e la sua scrittura è normata da apposite leggi.

Nonostante le difficoltà e l’impegno costante che richiede gestire questo tipo di pratiche, oggi esistono delle soluzioni che permettono di ottimizzare la tenuta della contabilità senza doverci lavorare in prima persona.

La contabilità è una procedura che ad alcuni professionisti desta un certo timore, soprattutto per gli artigiani, che oltre agli interventi presso i clienti si ritrovano a dover compilare registri e libri contabili di cui spesso è difficile comprenderne il senso logico.

La tenuta della contabilità molto spesso viene affidata, in toto, alle cure di un commercialista il quale, per molte aziende e professionisti risulta l’unico soggetto indicato alla compilazione di tali registri, considerata soprattutto l’elevata incidenza di errori in cui potrebbe incorrere chi non è abituato a svolgere questi compiti.

Ma veniamo al dunque: che cos’è la contabilità?

La contabilità è una disciplina finalizzata alla redazione dei conti e all’analisi della situazione finanziaria di un’impresa e permette di valutare lo stato in cui versa, con riferimento a un preciso arco temporale, passato e presente, oltre che a consentire di fare previsioni future che possano permettere all’imprenditore di apportare eventuali cambiamenti nella gestione dell’azienda.

Tenere la contabilità, pertanto, significa annotare negli appositi registri tutte le transazioni finanziarie, cioè i movimenti di denaro e i flussi finanziari in entrata e in uscita.

La tenuta della contabilità deve essere svolta in maniera corretta e regolare, ovvero deve rispettare precisi principi contabili, tra i quali quello della prudenza e quello della continuità aziendale.

Secondo il principio della prudenza, all’interno del piano generale dei conti è consigliata l’indicazione puntuale di tutte le operazioni fiscali al fine di ottenere una preventiva valutazione che possa darci una previsione di quali potranno essere le presunte perdite di esercizio, facendo emergere quelle che si suppongono probabili, rispetto ad altre definibili certe.

Tale prospettazione, poi, consentirà all’azienda di registrare le perdite alla fine dell’esercizio d’impresa.

Con l’applicazione del principio di prudenza, in sostanza, l’impresa arriverà “preparata” alla chiusura del bilancio, consentendo a chi è a capo di essa di non prendere in considerazione eventuali profitti che si presentano come incerti.

Il principio della continuità aziendale, invece, viene disciplinato dall’articolo 2423 bis del Codice Civile e prevede che, anche qualora vi fosse in previsione la cessazione dell’impresa, i conti di esercizio debbano essere riportati, comunque, negli appositi registri come se l’azienda dovesse continuare la sua attività a tempo indeterminato.

A cosa serve la tenuta della contabilità aziendale

La legge richiede a ogni azienda di registrare le proprie attività e transazioni economiche su appositi libri contabili, che permetteranno di redigere alla fine dell’anno il bilancio di esercizio.

Esso fornisce un quadro finanziario e patrimoniale sull’attività e assicura che tutto venga svolto secondo le regole.

Si tratta quindi di operazioni di trasparenza che rendono la tua attività credibile ed affidabile.

Inoltre c’è da dire che possiamo distinguere due principali tipi di contabilità aziendale: quella ordinaria e quella semplificata.

La contabilità ordinaria si applica a tutte le aziende fornitrici di servizi che hanno un fatturato superiore ai 400.000 euro.

Per quanto riguarda le imprese di altri settori, per rientrare nella contabilità ordinaria esse devono avere un ricavo maggiore di 700.000 euro.

La contabilità semplificata è una soluzione dedicata alle piccole e medie imprese che non raggiungono le cifre indicate sopra.

In questo caso viene richiesta una mole minore di documenti e report che consentono all’azienda di alleggerire il costo della tenuta della contabilità.

Il regime della contabilità ordinaria

Mantenere la contabilità in maniera ordinata è sinonimo di buona gestione, oltre che di correttezza fiscale, inoltre, consente di evitare di incorrere in sanzioni fiscali a seguito di eventuali accertamenti induttivi.

La contabilità ordinaria rientra tra i regimi fiscali obbligatori per numerose persone giuridiche, tra le quali le società di azioni, a responsabilità limitata, in accomandita per azioni, le società cooperative, quelle di mutua assicurazione, gli enti pubblici e privati (diversi dalle società ma con la sede legale nel territorio dello stato, aventi quale oggetto l’esercizio di attività commerciale), i consorzi, le associazioni e le organizzazioni non riconosciute.

Invece, come anticipato, le imprese di piccole dimensioni sono tenute alla contabilità secondo un regime semplificato (che prevede diverse semplificazioni nella tenuta dei registri contabili), anche se hanno la facoltà di scegliere se adottare il regime ordinario.

La contabilità ordinaria prevede l’ordinata e costante compilazione di specifici registri obbligatori, tra i quali vi ritroviamo:

il libro giornale, sui cui devono essere annotate, in ordine cronologico, tutte le operazioni economiche e patrimoniali svolte dall’azienda;

il libro inventari, nel quale vanno elencate, descritte e valutate tutte le attività e passività dell’impresa, le eventuali passività e/o attività conferite alla stessa e il valore del capitale di conferimento;

il registro dei cespiti, in cui registrare tutti i beni di proprietà dell’azienda, la cui durata perdura nel tempo (ad esempio, fotocopiatrici, cellulari, computer, tutti beni non consumabili nell’immediato; non andranno inseriti beni quali la carta, i toner e la cancelleria in generale poiché rientrano nei materiali consumabili in poco tempo);

registri iva, che sono tre: 1) registro delle fatture emesse in cui devono essere registrate tutte le fatture emesse dall’azienda; 2) registro degli acquisti in cui andranno annotate tutte le spese sostenute dall’impresa (stipendi, acquisto merci, affitti, utenze, ecc.); 3) registro dei corrispettivi, in cui annotare l’ammontare complessivo delle operazioni compiute nell’arco di ogni singola giornata lavorativa.

Come funziona la tenuta della contabilità

L’imprenditore ha quindi l’obbligo di dare traccia di tutti gli scambi di natura economica che intercorrono fra l’attività commerciale e l’esterno.

Per registrare con precisione e regolarità queste operazioni, vengono utilizzati degli strumenti di annotazione chiamati libri contabili.

Questi sono diversi e si distinguono in base al tipo di transazione che viene riportata.

Vedremo quali sono i resoconti obbligatori, per i titolari di un’azienda, ma anche come funziona la loro scrittura, la bollatura e la conservazione in archivio.

Questi processi vanno svolti con la massima cura e nel rispetto di tutte le norme vigenti, pena sanzioni che possono rivelarsi importanti.

Per questo affidarsi ad un commercialista affermato nel settore è sempre una scelta vincente, che consentirà di ottenere diversi benefici e tutelarsi da qualsiasi rischio.

Ma vediamo insieme come funzionano i diversi libri contabili e quali sono le loro caratteristiche.

I libri sociali obbligatori: quali sono

Riassumendo ciò che abbiamo detto, la legge obbliga ogni imprenditore a tenere traccia delle attività dell’azienda in dei libri contabili obbligatori.

Ecco quali sono.

Il libro giornale.

In questo resoconto vengono annotate quotidianamente le operazioni, tenendo presente che va sempre riportata la descrizione e la data, nonché gli importi e il soggetto coinvolto nell’operazione.

Questo strumento è normato dell’articolo 2219 del codice civile che specifica il formato e la grafia da rispettare.

Il libro inventari.

Questo documento deve essere redatto alla nascita dell’azienda e per ogni ciclo amministrativo.

Il libro inventari riporta il patrimonio dell’azienda trascritto sempre secondo forme specifiche.

Ad esempio non deve presentare spazi bianchi, interlinee, margini o abrasioni.

Il libro mastro.

Si tratta di un registro di natura fiscale che offre una panoramica dei diversi conti di un’azienda e i loro movimenti interni.

Esistono poi altri libri spesso richiesti dalla legge come le scritture ausiliarie di magazzino e il registro dei beni ammortizzabili.

Insomma, la tenuta della contabilità aziendale non è una cosa semplice e richiede un’attenta conoscenza della materia e della legge.

Vedremo più avanti se è possibile procedere con il fai da te o se risulta necessario riferirsi ad un commercialista, ma nel frattempo, ecco un doveroso approfondimento.

Approfondimento: che cos’è il libro giornale

Nella tenuta della contabilità il libro giornale, detto anche mastro o libromastro, riveste un ruolo importante per le società di capitali e per le aziende con contabilità ordinaria, in quanto la sua compilazione, ai fini di legge, è obbligatoria.

All’interno del libro giornale occorre annotare tutte le operazioni contabili svolte durante l’attività di impresa: la modalità di registrazione delle voci relative a tali azioni avvengono secondo il metodo della partita doppia.

La partita doppia altro non è che la scrittura delle entrate e delle uscite finanziarie di un’azienda.

In parole semplici, possiamo immaginare di avere un foglio sul quale viene disegnata una tabella composta da colonne e da righe.

Le colonne principali (da sinistra verso destra) solitamente riportano la data e la descrizione dell’operazione effettuata, mentre nelle successive occorrerà indicare se si tratta di un’attività o una passività del bilancio aziendale.

Quindi indicheremo la cifra nella colonna del dare se si tratta di un’uscita o in quella dell’avere se l’operazione è relativa a un incasso.

Nei registri più completi potrebbero esserci ulteriori colonne, come quelle relative all’indicazione del conto in cui avviene l’uscita o l’entrata che si sta registrando, cioè se si tratta di un movimento bancario, un’uscita di magazzino o ancora un prelievo o un ingresso nella cassa contanti.

Fino a qualche anno fa, soprattutto, le imprese semplici e i professionisti provvedevano alla compilazione di questi registri manualmente; il libro giornale veniva acquistato presso i rivenditori autorizzati, portato dal commercialista per la vidimazione e, una volta rientrato in azienda, compilato in ogni sua parte.

Quali sono i problemi legati alla contabilità aziendale

La contabilità aziendale è un sistema per la rilevazione continua degli eventi di valore economico che avvengono all’interno di un’impresa.

Le difficoltà maggiormente riscontrate da parte delle aziende durante la tenuta della contabilità ruotano intorno alla costanza nella compilazione dei registri obbligatori, i quali, per mancanza di tempo, per dimenticanza o per pigrizia non vengono aggiornati in tempo reale.

Pertanto, viene consigliato alle imprese che non riescono in alcun modo a tenere in ordine la propria situazione contabile di segnalare al commercialista le difficoltà da loro riscontrate così da poter trovare una soluzione alternativa al problema, come ad esempio l’impiego di software che consentano una migliore gestione degli obblighi relativi alla compilazione dei registri.

Soluzioni fai da te: conviene?

Molti piccoli imprenditori o lavoratori autonomi, con fatturati ancora estremamente ridotti, provano ad adottare soluzioni fai da te per la gestione della propria contabilità aziendale.

Innanzitutto questa può essere solamente una soluzione tampone, poiché non appena l’azienda crescerà non sarà più possibile continuare a fare tutto da soli.

Molti non immaginano realmente la mole di lavoro che richiede la tenuta dei libri contabili e tutti i dettagli ai quali è necessario fare attenzione.

Alle volte si immagina che sia sufficiente essere intelligenti o bravi a fare i conti per risparmiare denaro svolgendo tutto il lavoro in autonomia.

Questo può essere possibile se possediamo una realtà molto piccola, ma ci toglierà una quantità enorme di tempo e di energie che avremo potuto spendere altrimenti, ad esempio facendo crescere la nostra azienda.

Senza contare che tenere la propria contabilità da sé porterà ad una minore funzionalità e maggiore confusione nei resoconti.

Inoltre se dovessimo commettere degli errori, ad esempio a causa di una norma che non conosciamo, questo potrebbe far incorrere in pesanti sanzioni che rischiano di distruggere la solidità dell’attività.

Per questo il nostro consiglio è di parlare sempre con un commercialista, per esporgli la vostra situazione ed ottenere consigli preziosi ed utili a capire come procedere.

Quando rivolgersi al commercialista

Per ricevere una CONSULENZA GRATUITA da parte del team di esperti dello Studio Pietrella e Brué sulla tenuta della contabilità a qualsiasi livello di impresa, chiama lo 0733 493 358.

Fisseremo subito un colloquio telefonico o in video chiamata entro 24 ore per comprendere insieme a te se ci sono le condizioni per la gestione della contabilità della tua azienda.

Tenuta della contabilità: i nostri servizi

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