Sia nel privato che in ambito aziendale può capitare che nascano problematiche con il proprio commercialista o che non si sia più soddisfatti del suo operato.
Spesso, però, non si trova il coraggio di cambiare consulente e di affidare l’incarico a un altro professionista. Questo capita per differenti motivazioni: si instaura un rapporto di amicizia con il commercialista; egli ha uno studio molto vicino alla propria attività o alla propria abitazione che consente di rivolgersi a lui senza perdere ore nel traffico; oppure ci è stato consigliato da un familiare e ci sembra scortese cambiarlo.
In ogni caso, cambiare commercialista è una scelta legittima e non deve destare alcun timore.
Inoltre, si tratta di una procedura molto semplice da applicare che non richiede tempi lunghi di attesa e nemmeno troppa burocrazia. Il primo passo, però, è quello di essere onesti e corretti con chi, fino a quel momento, si è occupato della consulenza finanziaria.
Come fare a cambiare commercialista
Il primo step per poter cambiare commercialista è quello di procedere alla dovuta revoca dell’incarico che gli era stato conferito in passato.
Naturalmente, passaggio fondamentale è la verifica della modalità della precedente assegnazione dell’incarico: verbale o scritta.
Nel caso in cui ci sia stato un accordo di tipo verbale non sussistono particolari problematiche.
Infatti, basterà comunicare al professionista, con il dovuto anticipo, il cambiamento della propria scelta riguardo al servizio di consulenza.
La comunicazione della revoca mandato commercialista va fatta in forma scritta e formale.
Questo consente di evitare futuri equivoci e, soprattutto, possibili richieste di compensi non dovuti al commercialista.
Nel secondo caso, ovvero il conferimento dell’incarico attraverso un atto, occorre accertarsi della presenza o meno di termini per la revoca dello stesso.
Nel caso in cui si voglia procedere non bisogna temere le motivazioni scelte.
Il punto da rispettare in modo preciso sono le tempistiche che si erano concordate all’interno dello stesso documento.
Bisogna, quindi, procedere inviando una comunicazione scritta che attesti la decisione di revoca del precedente incarico.
Questa segnalazione va inviata tramite raccomandata A/R o per mezzo di posta elettronica certificata (PEC).
Questi due strumenti servono a poter attestare l’avvenuta ricezione della comunicazione da parte del commercialista.
Un nodo spinoso: la gestione dei dichiarativi e il recesso anticipato
Una problematica che potrebbe nascere dal recesso anticipato del contratto con il commercialista e dal passaggio a un nuovo consulente è la compilazione e l’inoltro dei cosiddetti dichiarativi che si riferiscono all’anno in cui avviene il passaggio a un nuovo commercialista.
Di solito, la gestione dei dichiarativi spetta al precedente commercialista.
In molti casi, però, l’invio della lettera di disdetta al commercialista porta a deteriorare il rapporto tra le due parti e, quindi, a generare delle problematiche relative alla competenza sui dichiarativi.
Può accadere che il vecchio consulente decida di non occuparsi di tutti gli adempimenti che gli spettano e che il nuovo commercialista inizi il suo operato prima di quanto previsto.
Per ovviare a questa problematica, nella disdetta commercialista è opportuno sottolineare ed evidenziare la decisione di lasciare a carico del precedente consulente le attività fiscali e contabili ancora attive.
Soltanto in questo modo si potranno evitare disguidi e ulteriori problematiche.
Precisiamo, quindi, che se passiamo al nuovo consulente il 1° gennaio del nuovo anno in corso, il professionista scelto dovrà occuparsi di tutta la nostra situazione finanziaria e dei dichiarativi dell’anno di riferimento.
Per quanto riguarda, invece, gli obblighi del commercialista dopo revoca mandato egli deve occuparsi di tutti gli adempimenti dell’anno precedente come, ad esempio: dichiarazione IVA, IRAP, redditi, il modello 770, la certificazione unica.
Nonostante l’obbligo, il vecchio commercialista potrebbe anche decidere di non svolgere queste attività e non considerarle a suo carico.
Come gestire la restituzione della documentazione
Prima di iniziare questo paragrafo sulla documentazione, bisogna precisare che ogni singolo documento consegnato al commercialista è di nostra proprietà e non del consulente.
Quindi, quando si decide di cambiare commercialista non si deve avere alcun timore nel chiederne la legittima restituzione.
Infatti, il consulente non ha nessun diritto di trattenere questi documenti e, nel caso contrario, si può anche decidere di procedere per vie legali per capire come denunciare un commercialista in caso di illeciti.
I documenti più importanti da richiedere sono: registri contabili, quelli dell’IVA, tutti i documenti fiscali e tributari.
Non bisogna dimenticare, poi, che il nuovo consulente deve anch’egli rispettare il codice deontologico che fa parte di questa professione e che regola, con l’articolo 16, il cambio di commercialista e il passaggio di consegne.
Infatti, il nuovo arrivato deve rispettare delle precise procedure e delle formalità che lo obbligano a tenere un comportamento leale.
Quindi, il nuovo consulente prima di procedere ad accettare l’incarico dal cliente deve constatare che il collega sia stato informato del cambio e abbia accettato la revoca dell’incarico.
Nel caso questa comunicazione non sia stata effettuata dal cliente deve:
- prendersene carico lui informando, in modo formale, il collega;
- constatare che il cambio di consulente non sia un modo del cliente per non rispettare la legge, per sottrarsi a una decisione legittima del vecchio commercialista o per svincolarsi dal riconoscere le spettanze dallo stesso;
- accertare che il cliente abbia pagato i dovuti compensi al collega, tranne nel caso gli stessi siano stati contestati.
Come procedere dopo aver cambiato commercialista
Dopo aver deciso di cambiare commercialista bisogna seguire alcuni passaggi obbligatori per completare questa procedura.
Innanzitutto, entro 30 giorni occorre comunicare il cambio all’Agenzia delle Entrate tramite comunicazione scritta.
Questa procedura va effettuata direttamente dal consulente che accetterà il nuovo incarico che provvederà ad avvisare il fisco del cambiamento.
Questo serve ad informare l’Agenzia delle Entrate del nuovo luogo in cui verranno conservate le documentazioni contabili.
Nel caso di un’azienda, infatti, la sede di conservazione di queste scritture non coincide con la sede dell’impresa ma con lo studio commercialista presso il quale ci si appoggia e che cura tutta la contabilità.
Quando, invece, si è sotto regime forfettario, non essendoci obbligo di legge riguardo alla tenuta della contabilità, non viene indicata la sede di collocazione dei vari documenti fiscali e contabili.
Il cambio di consulente nel caso del regime forfettario
Quando si sceglie di cambiare commercialista e si è sotto regime forfettario, il passaggio è molto più semplice e non si riscontrano particolari problematiche.
Come abbiamo accennato, in questi casi la legge non obbliga il contribuente a tenere i documenti contabili. L’unico obbligo a cui ci si deve attenere, in questo caso, è la dichiarazione dei redditi.
In ogni caso, nonostante ci siano meno obblighi rispetto al caso precedente, è sempre opportuno avvertire il proprio commercialista in tempo della scelta di voler cambiare consulenza e, quindi, di voler revocargli l’incarico.
Quando conviene cambiare il commercialista: la scelta del periodo migliore
La scelta di quando cambiare commercialista è fondamentale.
Infatti, bisogna prendere questa decisione nel miglior momento dell’anno, ovvero l’inizio.
Se si fa parte di un regime di contabilità ordinaria IVA o semplificata IVA, entro la fine dell’anno precedente si deve effettuare la chiusura dell’esercizio.
Dal primo di gennaio, invece, con l’apertura dell’esercizio il nuovo commercialista scelto per sostituire il precedente consulente dovrà iniziare a lavorare e a procedere con l’apertura dei conti. Il vecchio consulente, invece, dovrà rispettare tutti i suoi obblighi che riguardano l’anno passato.
Invece, diventa più difficile da gestire un cambio di commercialista che avviene in pieno esercizio amministrativo.
Infatti, ci si trova a dover affrontare la gestione di adempimenti fiscali e contabili ancora in corso e il passaggio tra vecchio e nuovo consulente diventa molto più macchinoso e complesso.
Proprio per questo motivo ribadiamo che la scelta migliore se si vuole decidere di cambiare commercialista è quella di formalizzare il passaggio dal primo gennaio.
In questo modo, si potranno dividere e assegnare i compiti in modo semplice e chiaro.
Come scegliere il periodo nel caso di regime forfettario
Nel caso di contribuenti che fanno parte del regime forfettario il cambio abbiamo detto che è molto più semplice rispetto a chi appartiene al regime ordinario.
Quindi, anche la scelta del periodo è meno rigida e più flessibile. Unico dovere da compiere è la compilazione e la trasmissione della dichiarazione dei redditi.
Si può dunque scegliere di passare da un consulente a un altro in qualsiasi periodo dell’anno e non occorre aspettare l’arrivo del primo gennaio dell’anno successivo per poter formalizzare questa decisione.
Se l’errore è del commercialista, chi paga?
Dopo aver visto tutti i passaggi per un cambiamento di consulente, occorre anche valutare come scegliere il nuovo commercialista.
Bisogna scegliere delle realtà che abbiano la giusta esperienza per poter erogare servizi specializzati e di qualità.
Inoltre, è importante anche affidarsi a studi che abbiano dei professionisti assicurati in caso di errori.
Molti contribuenti, infatti, si chiedono chi in caso di errore commercialista paga?
Affidandosi a uno studio di commercialisti assicurati si è più tutelati in caso di problematiche dovute a un errore del consulente.
Inoltre, è molto conveniente anche trovare studi in cui collaborano all’interno diverse figure professionali affiancate al commercialista come, ad esempio, il tributaristi, consulenti del lavoro e così via.
Questo consente di avere a propria disposizione un team di professionisti specializzati che lavorano e collaborano insieme per portare a termine diversi progetti anche complessi e per poter soddisfare le esigenze dei clienti.
Al giorno d’oggi, quindi, serve un supporto che consenta di avere soluzioni efficaci e all’avanguardia in tutto ciò che ruota attorno agli aspetti fiscali, soprattutto nel caso di un’azienda.
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