“Ognuno di noi è la somma di ciò che non ha calcolato”
(Tom Wolfe)
Da bambina, sui banchi di scuola, qualche volta mi sentivo intelligente.
Non sempre, però. Come capita a tutti.
La storia, ad esempio, mi annoiava.
Quando la maestra mi rifilava una sequenza di eventi e date da memorizzare, mi chiedevo cosa non andasse in me.
“Perché non ricordi nulla?”, mi biasimavo stizzita.
E’ impossibile concentrarsi quando una cosa non t’interessa.
E una volta perso il filo, non restava che arrendersi alla deriva dei pensieri di una bambina che voleva giocare.
Nel frattempo, aspettavo la mia lezione preferita.
Stavano per arrivare i miei amici Numeri a tenermi compagnia.
I problemi di matematica… sì che mi facevano sentire intelligente.
Sapevo con certezza assoluta che avrei trovato la soluzione. Sempre.
In particolare, amavo i problemi sulla compravendita.
Ricavo – Spesa = Guadagno
Lo ripetevo come fosse un mantra.
Ed ero fiera di me per aver compreso la sottile differenza tra ricavo e guadagno.
A molti miei amichetti, non entrava in testa… proprio come succedeva a me per la storia.
Ad ogni modo, non vedevo l’ora di aprire il quaderno a quadretti e di copiare il problema che la maestra aveva appena scritto sulla lavagna.
Un negoziante di giocattoli vende a 5000 Lire una palla che ha acquistato da un grossista a 2000 Lire. Quanto guadagna?
La soluzione era evidente, nella mia mente di bambina.
Ero fiera di me.
La maestra mi aveva insegnato proprio bene.
Correva l’anno 1982.
Quasi 20 anni dopo ho scoperto che le Lire non esistevano più…
…E che la maestra mi ha mentito spudoratamente.
… “Io solo una cosa vojo sapè” …
La leggenda narra che le donne siano multitasking e che gli uomini riescano a fare a malapena una cosa alla volta.
In questa diceria c’è un fondo di verità, ma non è questo il punto.
Il fatto è che noi donne, per nostra natura, riusciamo a focalizzare l’attenzione su più processi contemporaneamente.
Lucia è l’esempio vivente della nostra capacità di concentrarsi su più fronti.
La vedi tutta presa in una conversazione telefonica concitata mentre scrive un messaggio, nel frattempo che si ripassa il rossetto…
…E senza perdere un colpo.
Il suo entusiasmo è uno tsunami che spazza via la negatività con un’ondata di ottimismo.
E’ un’imprenditrice allegra e sempre su di giri.
Sarà anche per questo che fattura 2 milioni di euro l’anno con la sua impresa di pulizie.
Eppure, qualcosa non le quadra. Così, è venuta a trovarmi nel mio ufficio.
“Io solo una cosa vojo sapè…”, mi dice Lucia con l’indice normativo puntato guardandomi negli occhi. “Com’è possibile che quest’anno ho fatturato 2 milioni di euro e a malapena sono andata in pari?”
In realtà, Lucia è stata molto educata nel formulare la domanda, tuttavia, mi è tornato subito in mente il celebre meme che gira sui social.
“Alle elementari, la maestra mi ha insegnato che Ricavo – Spesa = Guadagno, giusto?”, continua Lucia portando avanti la sua arringa, “e allora come mai sono rimasta senza soldi se ho incassato due milioni di euro senza spenderne altrettanti?”.
“La risposta è semplice”, le dico. “La maestra ti ha mentito”.
… Il tuo fatturato non è un numero così importante …
Anziché guardare il fatturato, dovresti concentrarti sull’utile.
Per conoscere l’utile, bisogna saper leggere il bilancio.
Una lettura superficiale del bilancio può essere fuorviante, nel senso che terresti conto soltanto dei costi visibili…
…Tralasciando quelli invisibili.
E’ un classico.
Magari sei immerso 14 ore al giorno nel tuo lavoro finché riscuoti – finalmente – quella fattura che stavi aspettando… come fosse una boccata di ossigeno.
Ti sembra un buon guadagno…
…E se non fosse così?
Occhio perché… attraverso un controllo numerico approfondito, potresti scoprire brutte sorprese.
Ed ecco che entra in gioco la maestra che ti ha mentito.
Non ti ha spiegato che dovresti esaminare quanto ti costa erogare un servizio nel suo insieme.
Facciamo un esempio di matematica spicciola, proprio come alle elementari.
Vendi un prodotto a “5”, spendi “2” per produrlo e ottieni un margine di “3”.
L’esempio ti ricorda qualcosa?
Un negoziante di giocattoli vende a 5000 Lire una palla che ha acquistato da un grossista a 2000 Lire. Quanto guadagna?
Quindi…
Ricavo=5
Spesa=2
Guadagno=3
Problema risolto.
Tutto bene, vero?
Non proprio, direi.
Tra produrre e vendere, potrebbero esserci altri passaggi che non hai considerato.
Ad esempio, la persona che fa il controllo di produzione ti costa “1”.
Anche chi gestisce la commessa ti costa “1”, così come la risoluzione di eventuali imprevisti… che aggiunge un altro “1”.
Il tuo margine è passato da “3” a “0” in un flash.
Poi ti ricordi che hai speso un altro “1” per il recupero crediti ed ecco che quella boccata di ossigeno per cui hai brindato a cena… in realtà, era una remissione.
In pratica, hai aperto il tuo vino migliore per festeggiare una perdita!
E non vorrei infierire ricordandoti del tempo perso e delle arrabbiature… anche se gratuite.
Ecco perché Lucia, pur fatturando 2 milioni di euro, non riusciva a capire dove fossero finiti i suoi soldi.
Se avesse analizzato i numeri, Lucia saprebbe che a parità di costi di gestione, dovrebbe vendere il suo prodotto almeno a “8”.
E per far aumentare il valore percepito del suo prodotto affinché il cliente lo compri a “8” anziché a “5”… entra in scena il marketing.
Ma questa è un’altra storia.
… Perdere il controllo …
Perché Lucia si è ritrovata in leggera perdita pur fatturando 2 milioni di euro all’anno con la sua impresa di pulizie?
Potrei riassumere la risposta in una singola frase: “Lucia gestisce la sua azienda senza tenere conto dei flussi di cassa ogni mese”.
Questo per dire che non sapeva quando un cliente pagava, né se aveva degli insoluti verso i fornitori.
In pratica, aveva zero controllo sui soldi che entravano e uscivano dalle casse aziendali.
Sapeva a malapena quanto entrava e usciva… ma non quando!
Ti ricordi che Lucia è un vulcano di idee capace di gestire più situazioni contemporaneamente?
Allora, non ti sorprenderai se ti dico che oltre all’impresa di pulizie ha aperto anche un negozio di ferramenta.
Fin qui, niente male… anzi!
Il fatto è che i costi di magazzino hanno in iniziato a pesare come un macigno sulle disponibilità finanziarie dell’intero progetto.
E sai qual è il “bello”? Il magazzino non era contabilizzato mese per mese!
Per farla breve… pagamenti fuori controllo e magazzino allo sbando stavano mettendo in difficoltà un’azienda che da bilancio era sana come un pesce.
Ora…
Come ho fatto ad aiutare Lucia a riprendere in mano le redini delle sue attività?
Innanzitutto, sono intervenuta sui flussi di cassa, anche a proposito della gestione del magazzino.
Questo mi ha permesso di risollevare in tempi relativamente brevi la sua situazione.
Dopo nemmeno un anno, Lucia già era in grado di organizzare il suo magazzino attraverso un software gestionale.
Ora sa quanta merce ha in stock e quanto vale.
Non solo… In base alle giacenze e secondo la stagionalità, riesce a fare offerte in autonomia per incrementare la disponibilità di cassa mantenendo tutto sotto controllo.
Finalmente, Lucia sa quanto spende e “quando” spende… quanto incassa e “quando” incassa.
Sapendo esattamente dove va e da dove viene ogni singolo euro in fattura, non mi è stato difficile aiutarla a inviare dei solleciti di pagamento per incassare tutti gli arretrati.
In questo modo, è riuscita addirittura a ridurre del 50% i fidi che aveva in banca!
Devo ammettere che Lucia è stata davvero brava a riprendere il controllo della sua azienda.
E’ stato un processo lungo e impegnativo. Certi risultati non si ottengono magicamente dalla sera alla mattina.
Ci vuole il duro lavoro e l’umiltà di lasciarsi aiutare. E Lucia è stata impeccabile in entrambe le cose.
In pochi mesi ha imparato a leggere i numeri e oggi sa esattamente cosa fare (quasi) in autonomia.
Non che avessi dubbi sulle sue capacità… è che toccare con mano un caso di successo mi ricorda il motivo per cui amo il mio lavoro.
Molti imprenditori gestiscono la loro azienda “a sensazione”.
“L’importante è lavorare duro”, ripetiamo a noi stessi per farci coraggio.
Ma oggi non basta più.
La mentalità del “duro lavoro” – senza il controllo – ti risucchia in una spirale in cui fatichi 14 ore al giorno, rubi addirittura qualche ora nel fine settimana alla tua famiglia per far girare meglio la tua azienda e…
…Alla fine del mese non capisci perché hai sempre meno soldi.
Ti ritrovi a non riuscire a pagare i fornitori, faticando al tempo stesso per ottenere i pagamenti da parte dei clienti.
In tutto questo c’è qualcosa che non va. Manca il controllo. Proprio come stava capitando a Lucia.
… L’importanza del bilancio e del controllo di gestione …
Quale consiglio posso dare a chi si trova nella situazione di Lucia?
Intanto potresti iniziare a controllare la contabilità della tua azienda dall’interno per avere sempre il bilancio sotto mano.
Alla fine di ogni mese, dovresti avere il conto economico a disposizione per consultarlo rapidamente.
Per fare questo, hai bisogno di almeno una persona che si occupi dell’amministrazione. Non si scappa.
Non hai i soldi per pagare un’impiegata amministrativa?
Inizialmente, te ne occuperai tu.
Lo so, il tempo è poco. Ci sono passata in prima persona.
L’unica soluzione è pensarci tu mentre cerchi i soldi per poterti permettere una persona in amministrazione.
Vedrai… saranno tempo e soldi investiti bene!
Il controllo di gestione è il tassello più importante della tua azienda…
…Perché da esso derivano i tuoi successi a cascata.
Mai come in questo caso, dire “non ho tempo” è una scusa che non dovresti raccontare a te stesso.
… Mantenere il bilancio pulito …
Dove trovare i numeri per il controllo di gestione?
Se hai letto fin qui, probabilmente già conosci la risposta.
I numeri si ricavano dal bilancio.
Il bilancio deve essere trasparente.
Contraffare il bilancio può portare spiacevoli conseguenze.
Molti pensano che chi non manipola il bilancio viene prosciugato dalle tasse e fallisce prima ancora di cominciare.
Ok, la pressione fiscale nel nostro paese è “rinomata” in tutto il mondo…
…Tuttavia, non può essere vero che se non trucchi il bilancio non rimane nulla. E’ impossibile. Pensaci.
Un bilancio non veritiero può essere pericoloso ai fini fiscali. E fin qui, non ci piove.
Il fatto è che un bilancio artefatto comprometterebbe anche la lettura dei tuoi numeri aziendali, facendoti perdere il controllo della tua attività.
Perdere il controllo, potrebbe essere molto più dispendioso che “pagare troppe tasse”.
In base alla mia esperienza posso dirti che i clienti che hanno abbracciato la filosofia del controllo dei numeri mi raccontano di essere entusiasti di questo cambiamento.
Ora riescono a gestire l’ansia perché hanno meno paura del futuro…
…E non si sentono più in balia del caso.
Anche stavolta, siamo giunti al termine.
Ti aspetto sui miei canali con contenuti sempre nuovi.
Se hai letto anche altri miei articoli, probabilmente ti sei accorto che il tema del controllo di gestione mi sta molto a cuore.
Ed è proprio per questo motivo che approfondisco quest’argomento nel mio nuovo libro “Tagliando D’Impresa” in uscita tra 2 giorni e che puoi acquistare in anteprima solo cliccando qui.
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- mettere in pratica, uno alla volta, i 59 punti delle check-list che trovi all’interno del libro, per guidare al successo la tua azienda;
- capire i tuoi stati d’animo e come influenzano il successo della tua impresa, almeno quanto la gestione aziendale e il marketing.
…e aumentare i margini della tua azienda:
- X senza acquistare nuovi macchinari
- X senza aggiungere servizi o prodotti
- X senza nuovi investimenti
… ma lavorando sui tuoi numeri, per ottimizzare quella che hai già, vedendo finalmente rispecchiati nella cassa tutti i sacrifici che fai ogni giorno in azienda. Per adesso ti saluto e ti aspetto sui miei media per un piacevole scambio di opinioni.
Bciao.
Fabiola
